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AIMS IP von DataCert ist eine spezifische Lösung für elektronische Fakturierung und Rechtskostenverwaltung, mit der Manager in den Bereichen Unternehmensfinanzen und Urheberrecht ihre Ausgaben für Urheberrechte kontrollieren können. Das auf dem Advanced Invoice Management System (AIMS) von DataCert basierende AIMS IP wurde speziell für die Erfassung, Verwaltung und Analyse von Ausgaben im Bereich der Urheberrechte entwickelt.

Mit AIMS IP können nicht nur deutliche Einsparungen im Urheberrechtsbereich des Unternehmens erzielt, sondern auch die Genauigkeit und der Wert zentraler Urheberrechtsdaten verbessert werden. AIMS IP kann zur Überprüfung von Ausgabedaten und zur Wertsteigerung der Datenspeicher verwendet werden. Dies führt zu einer optimierten Kostenkontrolle und einer effizienteren Arbeitsweise der am Urheberrechtsprozess beteiligten Personen.

Welche Aufgaben erfüllt AIMS IP?
Mit AIMS IP stehen Unternehmens- und Eigentumsabteilungen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

• Rechnungsprüfung in Übereinstimmung mit den jeweiligen Einreichungsrichtlinien der einzelnen Unternehmensabteilungen
• Automatisierung des Bearbeitungsablaufs von Rechnungen zwischen Genehmigern
• Dokumentierung des Rechnungsgenehmigungsstatus
• Erfassung von Ausgaben nach Aufgabenstellung in Fremdwährung
• Buchung von Rechnungen direkt im Vorgangsverwaltungs- oder Kreditorensystem
• Pflege des urheberrechtsbezogenen Vorgangsverwaltungssystems als eingetragenes Vorgangs- und Anbietersystem
• Synchronisierung von urheberrechtsbezogenen Rechnungsdaten mit dem Vorgangsverwaltungs- und Urheberrechtsverwaltungssystem

Wie funktioniert AIMS IP?
Die Verwaltung eines umfangreichen Portfolios an Urheberrechtsvorgängen – wie Marken und Patente – erfordert in der Regel die Abstimmung vieler verschiedener auswärtiger Anwaltskanzleien weltweit. Dies führt zu einer erheblichen Belastung durch Rechnungen von Anwaltskanzleien und Rechtsanbietern.

Die hohe Anzahl an Rechnungen von Anwaltskanzleien und anderen Dienstleistungsanbietern im Rechtsbereich wird in AIMS IP automatisch gefiltert und mit den Einreichungsrichtlinien des Unternehmens abgeglichen. Anschließend werden die Rechnungen mit AIMS IP elektronisch an die befugten Genehmigungspersonen in der Rechtsabteilung weitergeleitet. Wenn die Rechnung nicht innerhalb einer vorbestimmten Anzahl von Tagen zur Bezahlung freigegeben wird, werden den dafür zuständigen Personen und den Zweitzeichnern Erinnerungsnachrichten zugesendet. Berechtigte Benutzer können über jede Internetverbindung weltweit auf das System zugreifen, um Rechnungen anzuzeigen und zu genehmigen.

Zudem werden mit AIMS IP alle Rechnungsdaten für den Urheberrechtsbereich sowohl mit dem Vorgangsverwaltungssystem als auch mit dem Urheberrechtsverwaltungssystem der Rechtsabteilung synchronisiert. Dank dieser Synchronisierung können Chefsyndikus, Prozessmanager und befugte Mitarbeiter auf eine detaillierte Historie der Urheberrechtskosten zugreifen.