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Advanced Invoice Management System (AIMS) ist eine webbasierte Anwendung von DataCert, mit der die Genehmigung und Zahlung elektronischer Rechnungen zwischen Anwaltskanzleien und Rechtsanbietern sowie den Rechtsabteilungen von Unternehmen erleichtert wird. Der Hauptzweck der Anwendung besteht darin, Managern zu helfen, die Rechtskosten ihres Unternehmens selbst zu verwalten. Mithilfe von AIMS werden Rechnungen für Rechtsdienstleistungen auf Übereinstimmung mit den Unternehmensrichtlinien für das Einholen externer Rechtshilfe geprüft, weitergeleitet, korrigiert und genehmigt und anschließend an ein Vorgangsverwaltungs- und/oder Kreditorensystem übermittelt.

Welche Aufgaben erfüllt AIMS?
AIMS vereinfacht die Genehmigung und Zahlung elektronischer Rechnungen und ermöglicht es den Rechtsabteilungen von Unternehmen, externe Rechtskosten vor der Zahlung zu verwalten. Der Vorgang der automatisierten Weiterleitung und Prüfung von Rechnungen kann auf den spezifischen Bearbeitungsablauf und die Geschäftsregeln des jeweiligen Unternehmens zugeschnitten werden. AIMS kann auch in bereits bestehende Systeme integriert werden und bietet einen sicheren Zugriff auf Rechnungsdetails, Bearbeitungsablaufstatus, Kostenmanagementberichte und Vorgangsinformationen.

AIMS ist eine umfassende Lösung mit folgenden Leistungsmerkmalen:

• Sicheres Übermitteln und Verfolgen der Rechnungen von Anwaltskanzleien und Rechtsanbietern
• Überprüfen der Rechnungen auf Übereinstimmung mit den Unternehmensrichtlinien für das Einholen externer Rechtshilfe
• Das System automatisiert den Bearbeitungsablauf von Rechnungen zwischen Genehmigern.
• Integration mit Vorgangsverwaltungs-, Kreditoren- und anderen Systemen
• Berichte, Diagramme und Analysen zu Rechnungsdetails

Wie funktioniert AIMS?
Bei der Verarbeitung von Rechnungen durch unseren sicheren elektronischen Fakturierungsdienst werden Prüfungen vorgenommen, um sicherzustellen, dass alle Informationen die Richtlinien eines Unternehmens für das Einholen externer Rechtshilfe sowie weitere Geschäftsregeln erfüllen. Bei einer Regelverletzung kann die entsprechende Rechnung entweder sofort abgeleht werden, oder es werden Warnhinweise bezüglich bestimmter Rechnungsposten ausgegeben, die den Genehmigern während der Rechnungsprüfung vorgelegt werden. Die Genehmiger müssen bei der Rechnungsgenehmigung bald nicht mehr alle Posten einzeln durchgehen, sondern können sich auf die Prüfung der Ausnahmen konzentrieren.

Das folgende Diagramm zeigt die Rechnungsabwicklung, beginnend ab dem Zeitpunkt, an dem eine Anwaltskanzlei bzw. ein Rechtsanbieter eine Rechnung einreicht. Der Prozess endet, wenn die Rechnung in ein Vorgangsverwaltungssystem, Kreditorensystem oder ein anderes Back-End-System des Unternehmens aufgenommen wurde. Rechnungsgenehmigungen können so eingerichtet werden, dass sie ihre Gültigkeit verlieren, wenn ein Benutzer keine Aktion durchführt. AIMS kann den Genehmigungsweg automatisch anpassen und den Genehmigungszyklus der Rechnung forcieren. Dabei ist garantiert, dass die Rechnung niemals ohne die erforderlichen Genehmigungen für die Zahlung gebucht wird. AIMS gibt Administratoren sogar die Befugnis, die Rechnungen und Aktivitäten anderer Benutzer im System anzuzeigen, um Genehmigungen zurückzusetzen, bei Bedarf zu überspringen oder die zugewiesene Genehmigungszeit zu verlängern bzw. zu verkürzen. Diese Funktionalität verkürzt die Wartezeit auf Genehmigungen und bietet somit die Möglichkeit die gesamte Verfahrenszeit beträchtlich zu reduzieren. Durch Verkürzung der für die Rechnungsgenehmigung aufgewendeten Zeit kann die Zahlung beschleunigt werden. Daraus ergeben sich wiederum neue Möglichkeiten für Rabatte, alternative Gebührenvereinbarungen und andere Kosteneinsparungen.